Как оживить Postmortem?

Для начала несколько слов о том, что такое Postmortem, возможно, кому-то не знакома такая практика.
Postmortem – это пострелизный документ, который призван аккумулировать информацию по проекту, которая может быть важна для последующих версий этого проекта или для процессов компании в целом. Это может быть произвольной формы документ, или в компании принят определенный формат документа.
Каждый пункт документа следует рассмотреть с трех сторон:

• Что было сделано успешно
• Что требует доработки
• Как можно улучшить ситуацию (если применимо)

Рассмотрим информацию, которую можно включить в Postmortem:
i.            Управление и планирование
Трудности, а может, у кого-то и радости, которые возникали во время планирования, разработки \ тестирования проекта. Необходимо также упомянуть те отклонения, которые возникли в проекте: удалось ли с ними справится или отклонения привели к задержке выпуска продукта. Форс-мажоры, если они были. После этого нужно крепко задуматься, были ли это на самом деле форс-мажоры или все-таки это были риски, которые надо было и можно было учитывать на этапе проектирования. Важно не только обозначить проблемы, но и проанализировать причины их возникновения:

• Недооценка сложности функционала;
• Проблемы с третьесторонними продуктами, которые потребовали непрофильных знаний сотрудников;
• Неучтенные зависимости в работе команды (если команда не постоянная, а собрана под проект)

ii.            Ресурсы любого вида:

• сотрудники (обещали выделить для тестирования производительности специалиста, а он уволился)
• железо (не хватало памяти на машинах,  не хватало места на сервере)
• софт (необходима была лицензия на что-то, но ее покупка заняла много времени и задержала выполнение некоторых задач)

iii.            Команда, командообразование, взаимодействие и коммуникации в любых проявлениях. Это становится критичным пунктом, если члены команды разбросаны по странам и континентам.
iv.            Процессы. Использовались корпоративные процессы в чистом виде или произошла адаптация к конкретному проекту. Если процессы были адаптированы и принесли положительные результаты, надо поделиться опытом. Если процессы приносили негатив, но необходимо проанализировать ситуациюю
Итак, мы определили те темы, которые могут быть освещены в Postmortem.
Теперь рассмотрим подходы к заполнению Postmortem и проанализируем факторы, сводящие эти отличные начинания к нулю.
Итак, завершается проект, вы облегченно вздыхаете перед тем, как начать новый проект (или, возможно, вы уже частично заняты новым проектом). Но тут для отчетности надо заполнить этот злосчастный Postmortem, а ваши мысли уже отданы новому проекту. Поэтому в перерыве между боем, вы быстренько чиркаете этот документ и с облегчением его закрываете. Конечно, вы не враг своему успешно (я в этом не сомневаюсь) завершенному проекту. Просто после финиша вы наслаждаетесь результатом, а трудности процесса уже начинают стираться из памяти – такова человеческая сущность. В этом и кроется главная причина провалов таких благих начинаний как Postmortem.
Что же делать?
Надо начинать писать этот документ с самого начала проекта. Чтобы и это благое начинание не постигла участь забвения, нужно держать этот документ или напоминание о нем перед глазами. Я, например, создаю папку «_Postmortem» в Outlook и копирую в эту папку все полезные письма, которые потом использую в качестве источника информации для Postmortem.
Таким образом, Postmortem не составляется на тот момент, когда некоторые детали, события подзабылись, а пишется, когда все еще свежо в памяти.
Если у кого есть склонности к ведению дневника, черновик Postmortem может стать своеобразным дневником проекта: пришел с совещания на взводе, твое решение не поддержали, теперь проект будет непременно завален! Садишься, записываешь свое возмущение, решение, которое приняли, аргументы, которые стали решающими при принятии решения – и тебе легче становится и полезная информация сохранена. Через месяц открываешь документ, натыкаешься на эту запись и понимаешь, что тогда погорячился, решение было неплохое или наоборот, что ты был прав, но, возможно аргументировал не очень, или твое решение было неприемлемо в силу третьих обстоятельств.
В школе нас стыдили и отучали подглядывать, списывать у других. Но, вы уже выросли, и про это правило нужно забыть! Подглядывать, анализировать Postmortem чужих проектов можно и нужно! Не исключено, что проблемы, с которыми столкнулись вы, не только не уникальны, но хорошо известны и имеют широкую линейку решений. Поэтому, не стесняемся и перенимаем опыт коллег.
Возможно, те решения, которые вы выработали в процессе разработки проекта, могут быть очень и очень полезны. Не надо стесняться делиться своими ценными знаниями и опытом в решении проблем с другими. Вы эффективно изменили процесс и рамках одного проекта и получили явный бонус – сообщите об этом другим. Если в вашей компании есть практика Best Practice, начните процесс дополнения этого документа. Усилия, которые потребуются для обнародования ваших достижений, не так велики, но принесут значительные бонусы в будущем.
Резюмируя все выше изложенное, выводим правила неумирающего и эффективного Postmortem:
i.            Начинать писать документ с начала проекта;
ii.            Делать записи, когда информация свежа в памяти;
iii.            Держать документ на виду, чтобы не забывать к нему обращаться;
iv.            Заполнять не только свой Postmortem, но и анализировать Postmortem других проектов.
v.            Выделять информацию из Postmortem в Best Practice.